Locaties

VR → Beheer → Locaties

In deze module staan alle locaties die door uw organisatie in gebruik zijn.

Een locatie toevoegen of verwijderen

Er kan eenvoudig een nieuwe locatie worden toegevoegd via de knop + Nieuwe locatie. In het eerste veld geeft u de naam zoals deze binnen de organisatie wordt genoemd. In het tweede veld geeft u de naam van de locatie zoals die voor de buitenwereld getoond moet worden. Nadat u deze velden hebt ingevuld kunt u de locatie opslaan en naar de volgende stap.

Locatiebeheer

Om alles over een bestaande locatie in te zien en aan te passen klikt u op een van de locaties in het locatie-overzicht. De volgende onderdelen komen dan beschikbaar:

Algemeen

Onder Info staan zaken als NAW- en contactgegevens van de locaties. Alles dat hier wordt ingevuld komt onder andere op facturen en in e-mails te staan. Ook corresponderen deze met de veldcodes die voor brieven kunnen worden gebruikt.

Overige invoervelden:

Code locatie: Deze code is voor intern gebruik.

Unieke code: Deze code is terug te vinden in de adresbalk van uw browser bij het aanmaken van een online afspraak voor de betreffende locatie. In de acceptatieomgeving kunt u deze code ook gebruiken om een ‘online’ test afspraak te maken. Hiervoor typt u in uw browser-adresbalk de volgende URL: [ORGafkorting]-acc.vaccinatieregister.nl/onlineagenda/[unieke code/UUID]. De code is alleen in huidige versie van Google Chrome en Microsoft Edge kopieerbaar.

Onder Zorgmail kunt u uw Zorgmail account koppelen aan VR. Dit kunt u leeglaten als u een account gebruikt voor de hele organisatie. Als u Zorgmail überhaupt niet gebruikt, kan het hier worden uitgezet.

Onder Werktijden vult u de werktijden in van uw locatie. Deze tijden worden gebruikt als standaard bij het aanmaken van een blokkade, en hebben verder geen effect op de roosters.

Consultduren

In dit onderdeel kunt u de consultduren per consulttype aanpassen naar de wensen van uw locatie. De consulttypes bij de locatie komen overeen met de consulttypes zoals ze in de instellingen van de organisatie zijn aangemaakt en ingesteld, maar op locatieniveau is het mogelijk deze standaardinstellingen nog te finetunen. De tijd en consultduur instellingen van de locatie hebben altijd voorrang op instellingen van de organisatie.

U kunt de consultduur aanpassen door op een van de consulttypes te klikken. Het volgende venster zal verschijnen:

Tijdsduur: De tijdsduren van de consulten staan bij het aanmaken van een nieuwe locatie altijd ingesteld op de standaard tijden van de organisatie-instellingen. Per soort consult kunt u de (maximum) duur bepalen die de applicatie automatisch vrijmaakt bij het maken van een afspraak. Ook is het mogelijk de tijd per persoon op een gewenst aantal extra minuten te zetten.

Vaak kan het helpen om de max. duur in te stellen: komen er bijvoorbeeld 8 personen naar een reisconsult, dan zou er zonder een ingesteld maximum al gauw een afspraak met een duur van 100 minuten kunnen ontstaan. Met de instelling ‘Max. duur’ kan er dan bijvoorbeeld worden gekozen voor 60 minuten.

Extra tijd lange reis: deze instelling stapelt meer tijd op de consultduur als minstens één van de twee voorwaarden wordt overschreden. Komt er bijvoorbeeld iemand met een reis van minimaal 92 dagen, en is 91 dagen de ingestelde grens, dan worden de extra minuten berekend op het consult.

Extra tijd gelekoorts/malaria: de instellingen voor de extra tijd als er sprake is van een gelekoorts- en/of malarialand stapelen zich bovenop de standaard tijdsduur van een consult.

Max. aantal overboekingen (online): het getal dat hier wordt ingevuld bepaalt hoe vaak er online kan worden overgeboekt in een tijdslot. Een voorbeeld: bedraagt de tijdsduur van dit type consult 15 minuten en vult u hier 2 in, dan kunnen er 3 online afspraken worden gepland (1 + 2 overboekingen) in 15 minuten. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als u aan de lopende band vaccinaties gaat zetten en de minimum tijdsduur van 5 minuten voor een consult nog niet kort genoeg is.

Max. aantal personen op online afspraak: hier kunt u er voor kiezen een limiet te stellen op het aantal personen dat kan komen bij het maken van een online afspraak door de cliënten zelf. Kies in het uitklapmenu het gewenste aantal.

Melding bij meer personen: als het maximum aantal wordt overschreden bij het maken van de online afspraak wordt deze melding getoond, bijvoorbeeld dat er vanaf een bepaalde hoeveelheid personen moet worden gebeld voor het maken van de afspraak.

Spreekkamers

Deze instellingen hangen nauw samen met de instellingen voor de spreekkamers en de roosters. Er kunnen bijvoorbeeld specifieke consulttypes gekoppeld worden aan specifieke spreekkamers. En specifieke consulttypes kunnen wel of niet online worden gezet voor het laten maken van afspraken door cliënten. Let er op dat bij het inrichten en aanpassen van deze instellingen een overzicht moet worden gehouden in de drieluik van consulttypes, spreekkamers en roosters.

In dit overzicht kunnen spreekkamers worden toegevoegd, beheerd en verwijderd.

Druk op + Nieuwe Spreekkamer voor het toevoegen van een spreekkamer. Een nieuwe dialoog verschijnt waarin u de status, de naam kunt invoeren en de opties om een eigen voorraad te hanteren in de spreekkamer, alsmede het adres van de locatie over te nemen.

Als de status van een spreekkamer op actief staat, betekent dit dat hier afspraken in kunnen worden gepland, afhankelijk van de instellingen van de roosters. Als de status op inactief is gezet, worden toekomstige afspraken geblokkeerd en is de spreekkamer in de weergaveset van de agenda met grijs gevuld. Houd er rekening mee dat bestaande (toekomstige) afspraken niet worden verwijderd.

Bij het aanvinken van de optie Spreekkamer heeft een eigen voorraad krijgt de spreekkamer zijn eigen voorraad die op meerdere plekken in VR kan worden ingezien en beheerd. Onder Voorraad kan bijvoorbeeld worden gefilterd op deze specifieke spreekkamer om de voorraad hier te beheren. Er kunnen tevens voorraden worden verplaatst naar deze spreekkamer, bijvoorbeeld vanuit de centrale voorraad.

Standaard staat de optie De spreekkamer heeft hetzelfde adres als de locatie aangevinkt. Mocht de spreekkamer zich op een ander adres dan de locatie bevinden, dan kan dit worden uitgevinkt en verschijnen er velden waar de adresgegevens van deze spreekkamer kunnen worden ingevoerd.

Selecteerbare consulttypes voor online afspraken

In VR is het mogelijk om bepaalde consulttypes wel of niet aan specifieke spreekkamers te koppelen. Dit heeft louter betrekking op de online afspraken; u kunt dus nog altijd handmatig alle soorten consulten in een spreekkamer kwijt.

Bij het aan of uit vinken van de consulttypes zullen hier de consulten waar online voor wordt gekozen automatisch op deze spreekkamer(s) worden ingeboekt. Houd er rekening mee dat dit samenhangt met hoe de roosters staan ingesteld. Het is namelijk van belang dat de spreekkamer een rooster heeft dat ook online actief staat.

Let op: deze instelling heeft ook effect op de zichtbaarheid van het consulttype in de afspraakmodule. Vinkt u hier bijvoorbeeld Project consult aan, dan komt deze ook beschikbaar in het lijstje van redenen in de online afspraakmodule van de locatie en wordt het voor cliënten mogelijk deze zelf in te boeken.

Roosters

In dit onderdeel maakt u de roosters aan waarin afspraken kunnen worden ingepland op deze locatie, en brengt u eventueel structurele blokkades in de werktijden.

Aanmaken en bewerken

U kunt een bestaand rooster aanpassen door op de bijbehorende regel te klikken. Een nieuw rooster aanmaken gaat via de knop + Nieuw rooster. In beide gevallen krijgt u hetzelfde venster te zien met een aantal instellingen:

Soort: hier heeft u de keuze uit ‘Rooster’ en ‘Blokkade’. Zie voor het laatste de bijbehorende uitleg.

Status: hier selecteert u de status van het rooster. Zet u het rooster op inactief, dan is deze niet meer zichtbaar in de agenda van uw medewerkers, en -afhankelijk van de instelling- ook niet meer online voor de cliënten. In het neerklapmenu ernaast selecteert u of het rooster wel of niet online van toepassing is. Selecteert u Online dan staat het rooster open voor cliënten om zelf afspraken in te boeken.

In de resterende instellingen selecteert u data als de periode, frequentie, weekdagen en tijdsduur.

💡 Wij adviseren de roosters zo simpel mogelijk te houden om het overzicht te bewaren. Heeft u verschillende roosters per spreekkamer, houd er dan rekening mee dat een rooster dat staat ingesteld voor Alle spreekkamers de roosters voor individuele spreekkamers overruled.

Oude roosters waarvan de periode is verlopen kunnen zonder gevolgen worden verwijderd. Dit doet u door deze aan te vinken en op Verwijderen te klikken. De afspraken en consulten in die periode zullen blijven bestaan.

Online roosters

Voor cliënten die online een afspraak inplannen, wordt bij het aanklikken van een dag altijd de eerstmogelijke optie getoond van het online rooster. Dit is om afspraken te stapelen en niet teveel ongevulde tijd tussen afspraken in te laten ontstaan. Wilt u de cliënt meer opties geven in het kiezen van een tijd, dan kunt u de tijden opdelen in meerdere blokken op een dag. U maakt dus voor elk tijdsblok een nieuw online rooster aan. De cliënt krijgt dan van elk blok op een dag de eerstmogelijke tijd te zien. In het screenshot hierboven ziet u een voorbeeld van hoe u een dag kunt indelen. Hieronder staat vervolgens hoe de cliënt dit te zien krijgt.

Blokkades

Naast roosters kunt u ook blokkades toevoegen. Dit zijn vooraf ingestelde blokken waarin geen afspraken kunnen worden ingepland. Deze zijn structureel en overrulen daarmee alle andere roosters. Blokkades kunnen bijvoorbeeld handig zijn voor (lunch) pauzes of bepaalde activiteiten die op vaste dagen en tijden over een langere periode onder werktijd plaatsvinden.

💡 De blokkades die hier worden ingesteld zijn structureel. Dit betekent dat ze verschillen met de blokkades die incidenteel via de agenda worden aangezet.

Om een blokkade aan te maken klikt u wederom op + Nieuw rooster. In het neerklapmenu bij Soort selecteert u vervolgens Blokkade en stelt u de dagen, tijden en eventueel spreekkamer in waarop de blokkade betrekking heeft.

💡 De instelling wel/niet Online heeft geen effect bij een blokkade. Een blokkade is altijd van toepassing op zowel het online- als het interne rooster.

Facturen

Hier krijgt u een overzicht van de facturen die zijn aangemaakt op deze locatie. U kunt filteren op betaalstatus, periode en zoeken op achternaam of factuurnummer. Om de facturen van de gehele organisatie in te zien gaat u naar het onderdeel Facturen in de financiële module.

Voorraad

In deze lijst ziet u de voorraad van alle producten op deze locatie. De voorraad van een vaccin wordt altijd onder een of meerdere batchcodes vertoond. Om de lijst te versimpelen kunt u bovenaan de vinkjes voor Alle producten, ook niet voorradig en/of Toon batchcodes uitvinken.

Ook kunt u bovenin filteren op Alle productsoorten, Alleen vaccins of Alleen overige. Heeft de locatie meerdere voorraden (bijvoorbeeld op spreekkamer), dan kunt u bovenin filteren op andere voorraden dan alleen de centrale.

💡 De inhoud van deze lijst wordt bepaald door de producten onder de instellingen van uw organisatie. Alle producten die daar staan aangemerkt als voorraad product komen in iedere voorraadlijst te staan.

Vermeerderen/verminderen

Om de voorraad van een vaccin of product op- of af te boeken, klikt u op respectievelijk op de + of - naast het betreffende product.

In het nieuwe venster geeft u een reden aan, dit is ofwel een Levering of Correctie. Voor vaccins kiest u vervolgens een bestaande batchcode, of voert u een nieuwe in. Geef een aantal op, en voer het ordernummer in. Voor correcties gebruikt u 9999999 bij het ordernummer.

💡 Heeft u de batchcode foutief overgenomen, dan kunt u de naam herstellen in de instellingen van het betreffende vaccin. Heeft u een batchcode bij het verkeerde vaccin ingevoerd? Ga dan naar het onderdeel in probleemoplossing.

💡 Vaccins die in een consult zijn aangevinkt als gezet, worden automatisch van de voorraad afgeboekt.

Verplaatsen

Naast voorraad vermeerderen of verminderen, kunnen voorraden ook worden verplaatst naar andere locaties, of naar spreekkamers met een eigen voorraad.

Om voorraad te verplaatsen klikt u helemaal aan de rechterzijde naast het product op ↔. Geef de nieuwe locatie, eventueel een specifieke spreekkamer, en het aantal op. Klik op Voorraad verplaatsen om de actie te voltooien.

💡 Let op: verplaatsingen in voorraad worden momenteel nog niet meegenomen in voorraadrapporten.

Minimum instellen

Ook is het mogelijk voor producten of vaccins een minimum in te stellen die deze locatie altijd op voorraad dient te hebben. Gebruikers van VR zien dan sneller waar een tekort van is en dat bijbesteld moet worden.

In de voorraadlijst klikt u onder de kolom Minimum op nvt naast het product waarvoor u het minimum wilt instellen. Een nieuw venster verschijnt waar u een minimum aantal invult. Klik op Opslaan.

Zodra de voorraad van dit product onder het minimum terecht komt, zal het aantal onder de kolom Minimum rood oplichten. Ook zal er in het locatie overzicht een rode melding Min. voorraad verschijnen naast de betreffende locatie.

💡 De melding Min. voorraad verschijnt mits er minimaal 2 producten onder het minimum vallen.

Kasstaten

In dit onderdeel kunt u kasstaten over alle- of specifieke spreekkamers maken. U klikt op + Nieuwe kasstaat en selecteert de datum en eventueel spreekkamer. De kasstaat wordt toegevoegd aan het overzicht. Om deze in te zien klikt u op het oogje. Dit is een printvriendelijke pdf met alle omzet en onderaan een totaal overzicht.

💡 Maakt u een tweede kasstaat over een dag waar al een kasstaat over is aangemaakt, dan zal deze alleen de omzet meenemen die is ingevoerd ná het draaien van de eerste kasstaat.

Bestellingen

Heeft uw organisatie een aparte afdeling die alle bestellingen voor vaccins en andere artikelen beheerd, dan kunt u gebruik maken van dit onderdeel. Alle bestellingen die hier worden geplaatst, worden verstuurd naar het emailadres voor bestellingen dat staat ingesteld bij de instellingen van de organisatie.

Om een nieuwe bestelling te plaatsen klikt u op + Nieuwe bestelling. Hier kunt u artikelen toevoegen aan de bestellijst. U selecteert het product en het aantal. De prijs wordt berekend aan de hand van de inkoopprijs die staat ingesteld bij het betreffende product.

Zie ook

• Problemen bij Beheer
• Voorraad
• Agendavenster