Problemen met Afspraken
Afspraak verdwenen uit agenda
Dat een afspraak verdwijnt uit de agenda kan meerdere oorzaken hebben:
- De afspraakdatum is per ongeluk aangepast, bijvoorbeeld een jaar voor- of achteruit.
- De afspraak is niet opgeslagen bij het aanmaken.
- De afspraak is per ongeluk verwijderd; bijvoorbeeld bij het maken van een vervolgafspraak.
- De afspraak valt niet binnen de gekozen weergaveset.
Kijk bij het afsprakenoverzicht van de cliënt om na te gaan of de verdwenen afspraak hier nog tussen te vinden is. Daar kunt u gelijk de status van de afspraak zien, ook als deze (per ongeluk) geannuleerd is.
Is het consult van de verdwenen afspraak al wel geopend, dan zou u deze terug kunnen zoeken via de cliënt om de oorspronkelijke afspraakdatum te traceren.
Als de afspraak is verdwenen, maar het consult bestaat nog wel, dan heeft dit geen grote consequenties. In het consult staat namelijk alle cruciale informatie zoals cliëntgegevens, gezette vaccins en facturen. Zaken als kasstaten en financiële gegevens blijven dan ook intact.
Herhaaloproep ondanks tweede/derde gezette vaccin
VR herkent niet wanneer een cliënt al een tweede of derde vaccin heeft laten zetten en zal daarop dus niet de herhaaloproepen uitschakelen. Afhankelijk van de instellingen bij de oproepen van een vaccin zal er altijd een oproep worden verstuurd, ook als de cliënt al eerder dan de oproep geweest is.
U kunt het emailsjabloon van de herhaaloproep begeleiden met een stukje tekst waarin wordt vermeld dat het bericht als niet verzonden kan worden beschouwd als er onlangs al een afspraak voor een vervolgconsult is gemaakt.
SMS- en/of email-herinnering niet ontvangen
Geeft de cliënt aan geen SMS en/of email te hebben ontvangen, kijk dan bij de berichten in het cliëntendossier van de cliënt om na te gaan of er een herinnering is verstuurd naar deze persoon. U ziet daar tevens de geadresseerde voor het bericht; ga met uw cliënt na of dit het correcte email-adres is.
Heeft u een nieuw consulttype aangemaakt; controleer dan of u de email-sjablonen voor het consulttype goed gekoppeld staan in de instellingen. Is er geen email-sjabloon gekoppeld, dan wordt er ook geen email uitgestuurd.
In zeldzame gevallen kan het gebeuren dat de diensten voor het versturen van SMS’jes of emails tijdelijk offline waren voor onderhoud of door storing. Voor de actuele status en recente incidenten van de email- en sms-diensten kunt u op de volgende pagina’s terecht:
e-Mail: status.sendgrid.com