VRa
VRa (VR afspraken) is een afgeslankte versie van Vaccinatieregister waarin afspraken over verschillende organisaties kunnen worden ingepland door de medewerkers van een KCC. Bent u al bekend met VR, dan zullen de meeste vensters niet nieuw voor u zijn.
Agenda inrichten
Logt u voor het eerst in bij VRa dan zal de agenda nog leeg zijn. Voor iedere gebruiker is de agenda persoonlijk in te richten. U dient zelf weergavesets en dagroosters toe te voegen. Ga hiervoor naar de volgende stap.
Weergavesets aanmaken
De agenda van VR is voor iedere medewerker persoonlijk in te richten. Hij of zij kan verschillende zogenaamde weergavesets
aanmaken en hierin spreekkamers toevoegen. De weergavesets komen onder het uitklapmenu linksbovenin het agendavenster te staan:
U kunt bijvoorbeeld voor iedere locatie of organisatie een aparte weergaveset aanmaken. Bij het maken van een afspraak kunt u dan schakelen tussen de agenda’s van de locaties via het betreffende uitklapmenu. Probeer het aantal weergavesets overzichtelijk te houden; maak bijvoorbeeld voor iedere locatie een weergaveset aan en benoem ook de organisatie in de titel van de weergaveset (bv. ‘GHVB - Den Bosch’).
Om een nieuwe weergaveset aan te maken, klikt u op het uitklapmenu en selecteert u Nieuwe weergaveset...
. In dit nieuwe venster geeft u een naam in en klikt u op Opslaan
.
De weergaveset zal in eerste instantie nog leeg zijn. Om deze te vullen dient u dagroosters toe te voegen.
Dagroosters toevoegen
Dagroosters zijn losse blokken die het dagrooster van een spreekkamer tonen. U kunt de weergaveset vullen met dagroosters voor een overzicht van de agenda.
Rechtsbovenin het agenda overzicht klikt u op het blauwe +
-teken. Kies de Organisatie
, Locatie
, Spreekkamer
en eventueel een Vaste weekdag
. De laatste optie zorgt ervoor dat de gekozen dag altijd wordt vertoond. Zonder vaste weekdag zal het dagrooster de eerstvolgende dag tonen waarvoor een rooster staat ingesteld.
š” De indeling van het rooster hangt af van hoe het bij de locatie staat ingesteld.
Wijzigen
U kunt bestaande weergavesets en dagroosters wijzigen en/of verwijderen.
Om een weergaveset te wijzigen van naam of verwijderen klikt u op het potloodicoon
aan de rechterkant van het uitklapmenu.
Om een dagrooster te wijzigen of verwijderen klikt u op het tandwielicoon
in de rechterbovenhoek van een dagrooster.
Lijst- en gridweergave
U kunt de afspraken op twee verschillende manieren bekijken; in een lijst- of gridweergave. Deze zijn te selecteren via de twee icoontjes rechtsbovenin.
De lijstweergave geeft een dagrooster weer in horizontale repen. Dit is de standaard instelling van VR. Afhankelijk van de vooraf ingestelde tijden per spreekkamer variƫren deze repen van dikte.
De gridweergave geeft een dagrooster weer in blokjes van 5 minuten. De horizontale as representeert een uur verdeeld in 5 minuten. De verticale as representeert ieder uur zoals dat in de werktijden van de locatie is ingesteld.
Een afspraak maken
Afspraken kunnen zowel online door particulieren als handmatig door medewerkers worden ingepland.
Om als medewerker een nieuwe afspraak aan te maken klikt u in de rechterbovenhoek op + Nieuwe afspraak
. Ook is het mogelijk op een lege plek in de agenda te klikken; dan worden de spreekkamer en tijd automatisch overgenomen naar de nieuwe afspraak.
Om een vrije plek in de agenda te vinden kunt u tijdelijk het afspraakvenster inklappen via het pijltje in de balk, naast het kruisje. U kunt d.m.v. de weergavesets naar de agenda’s van andere locaties/organisaties springen.
Zodra u op een vrije plek in de agenda klikt zal de afspraakdata automatisch worden aangepast naar deze datum, tijd en spreekkamer. Vervolgens kunt u weer op het pijltje klikken om de afspraak open te klappen.
Afspraakgegevens invoeren
U kunt de rest van de Afspraakgegevens invoeren.
Selecteer het consulttype
dat voor de afspraak van toepassing is.
Gaat het om een bedrijfsconsult, dan kunt u eventueel de Bedrijfsnaam
alvast invullen.
Gaat het om een reisconsult, dan kunt u de reis specificeren. U selecteert de hoofdbestemming
, aantal landen
, duur verblijf
en de vertrekdatum.
Online gezondheidsverklaring
: staat deze aangevinkt, dan zal de cliƫnt een link voor het invullen van een online gezondheidsverklaring in de mail van de afspraakbevestiging te zien krijgen. Het consulttype
bepaalt of er wel of geen vinkje komt te staan, maar kan ook handmatig aan of uit worden gevinkt.
De duur
van de afspraak zal dynamisch meer of minder worden aan de hand van de gegevens die u invoert. U kunt de duur altijd nog handmatig aanpassen.
Cliƫnten toevoegen
Nadat de gegevens van de afspraak zijn ingevoerd kunt u cliƫnten toevoegen.
Klik op het silhouet-icoon bovenin het afspraakvenster.
U vult de geboortedatum en een achternaam in; mocht de cliƫnt al een dossier hebben, dan kunt u deze selecteren in de lijst. Zo niet, dan vult u zoveel mogelijk gegevens in en drukt u op het +
-teken aan de rechterkant.
In het bovenstaande voorbeeld heeft de cliƫnt al een dossier bij de organisatie waar de afspraak wordt gemaakt. Heeft de cliƫnt nog geen dossier (of nog niet bij de organisatie waar hij/zij wordt ingepland), dan zal diegene zonder verdere koppeling worden toegevoegd als afspraakcliƫnt:
De medewerker of verpleegkundige op locatie zal dan een dossier voor deze persoon aanmaken.
Zodra u alle cliƫnten hebt toegevoegd kunt u de afspraak opslaan en sluiten.
š” De sterretjes naast de namen van de cliĆ«nten betekenen dat de afspraak nog niet is opgeslagen.
Nadat de afspraak opgeslagen en gesloten is, zal er een afspraakbevestiging worden verstuurd naar het emailadres van de cliƫnt die als contact staat aangevinkt.
Een afspraak verplaatsen
Een afspraak kan achteraf altijd nog worden gewijzigd. Zo kunnen er cliƫnten toe of bijgevoegd worden, maar ook de plaats, datum en tijd van een afspraak kunnen worden aangepast.
U kunt op afspraak zoeken via de knop rechtsbovenin het agenda venster Zoek afspraak
. U kiest de organisatie waar de afspraak is gemaakt, en zoekt d.m.v. email, postcode, geboortedatum of naam. Klik op de afspraak in de resultaten die verschijnen.
In de afspraakdialoog wijzigt u de afspraakgegevens. Ook nu kunt u weer tijdelijk de afspraak inklappen om gemakkelijker door te agenda te navigeren. Vergeet niet om op te slaan.
Afspraak splitsen/vervolgafspraak
Mochten er een of meerdere personen niet op de afspraak kunnen komen, dan kunt u deze mensen afsplitsen en verplaatsen naar een nieuwe afspraak. Om dit te doen vinkt u de betreffende personen aan in het lijstje van cliƫnten, en drukt u rechtsbovenin op Splitsen
. Een nieuw afspraakvenster zal zich bovenop de bestaande openen; hier kunt u de gegevens invoeren en plannen op een andere dag.
š” Alleen personen die niet als contact staan aangevinkt kunnen gesplitst worden. Verander indien nodig het contact.
Een vervolgafspraak kan worden gemaakt op dezelfde manier als een afspraak splitsen; u vinkt de betreffende cliƫnten aan, maar klikt dan rechtsbovenin op Vervolgafspraak
.
Een brief van de afspraak afdrukken
Het is mogelijk om een brief van de afspraakbevestiging af te drukken, bijvoorbeeld voor mensen die geen email-adres hebben. In de afspraakdialoog klikt u onderaan op Afdrukken
. U krijgt een .docx-bestand met daarin de afspraak- en cliƫntgegevens die u vanuit bijvoorbeeld Microsoft Word kunt afdrukken.
Instellingen voor beheerders
De instructies die volgen zijn bedoeld voor de applicatie/functioneel beheerder.
U bereikt de instellingen rechtsbovenin. De volgende modules zijn instelbaar:
Organisatie
De organisatie instellingen zijn een afgeslankte versie van de reguliere organisatie instellingen. Bekijk hiervoor de bijbehorende handleiding voor een uitleg over alle onderdelen.
Externe toegang
Via de externe toegang kunt u contact maken met de VR-omgevingen van andere organisaties, zodat daarvan de agenda’s van kunnen worden ingezien. U dient zowel in de huidige VRa-omgeving, als de omgeving van de organisatie waarmee u contact wilt maken een externe toegangs-regel toe te voegen.
Om te koppelen kiest u + Nieuwe externe toegang
. In het nieuwe venster dient u vier velden in te voeren:
Organisatie
: de naam van de organisatie. Houd dit zo kort mogelijk en gebruik eventueel een afkorting.
Endpoint
: hier vult u de URL in die verwijst naar de externe toegang van de organisatie die u wilt toevoegen. De URL kunt u vinden onderaan bij de module ‘Externe toegang’ in de VR omgeving van de organisatie waarmee u contact wilt maken. De URL heeft altijd de volgende structuur: https://[ORGafkorting].vaccinatieregister.nl/ext
UUID
: de UUID (universally unique identifier) van de organisatie waarmee u wilt koppelen, vindt u bij de organisatie-instellingen.
Token
: hier vult u een wachtwoord in. Dit wachtwoord dient aan beide zijden, dus bij zowel in de VRa-omgeving als aan de kant van de organisatie, hetzelfde te zijn.
Herhaal bovenstaande stappen bij de organisatie die u wilt koppelen.
Medewerkers
Hier kunt u gebruikersaccounts aanmaken voor medewerkers die gaan werken met KCC-VR. Ook dit is een afgeslankte versie van de reguliere medewerkers-module. Bekijk de bijbehorende handleiding voor verdere uitleg.